Примеры автоматизации бизнес-процессов

Кейс 1: Автоматическая отправка договоров

Описание сценария

Полная автоматизация процесса работы с договорами: от создания сделки до получения подписанных документов. Включает работу с новыми контрагентами, периодические напоминания и контроль всех этапов.

Последовательность действий

1. Инициация процесса

• Менеджер создает сделку в CRM
• Бизнес-процесс автоматически запускается

2. Проверка контрагента

Активити: "Проверка наличия контрагента"
Входные параметры:
- ИНН вашей компании: {=Сделка.ИНН_нашей_компании}
- ИНН контрагента: {=Сделка.ИНН_контрагента}

3. Ветвление по результату проверки

Если контрагент найден (ФНС ИД ≠ false):

Активити: "Отправка документов в Диадок"
Входные параметры:
- ИНН вашей компании: {=Сделка.ИНН_нашей_компании}
- ИНН контрагента: {=Сделка.ИНН_контрагента}
- ФНС ИД контрагента: {=Результат_проверки.ФНС_ИД}
- Документы: {=Сделка.Файлы_договора}
- Идентификатор подписанта: {=Сделка.Ответственный_за_подписание}

Если контрагент не найден (ФНС ИД = false):

Активити: "Пригласить контрагента в Диадок"
Входные параметры:
- ИНН вашей компании: {=Сделка.ИНН_нашей_компании}
- ИНН контрагента: {=Сделка.ИНН_контрагента}

4. Ожидание принятия приглашения (только для новых контрагентов)

Цикл: Каждые 24 часа
Активити: "Проверка ответа контрагента на приглашение"
Входные параметры:
- ИНН вашей компании: {=Сделка.ИНН_нашей_компании}
- ИНН контрагента: {=Сделка.ИНН_контрагента}

Если STATUS_INVITATION = N (ожидается):
- Активити: "Уведомление клиента"
- Текст: "Напоминание о принятии приглашения в Диадок"

Если STATUS_INVITATION = Y (принято):
- Переход к отправке документов

Если STATUS_INVITATION = R (отклонено):
- Уведомление менеджера о необходимости ручного вмешательства

5. Отправка документов (после принятия приглашения)

Активити: "Отправка документов в Диадок"
[Параметры аналогичны пункту 3]

6. Контроль подписания с вашей стороны

Цикл: Каждые 4 часа
Активити: "Статус документа со стороны отправителя"
Входные параметры:
- ИНН вашей компании: {=Сделка.ИНН_нашей_компании}
- Идентификатор сообщения: {=Результат_отправки.DiaDocMessageId}

Если STATUS_DOC = N (требуется подписать):
- Активити: "Уведомление клиента"
- Получатель: {=Сделка.Ответственный_за_подписание}
- Текст: "Требуется подписать документы в Диадок"

Если STATUS_DOC = Y (отправлено):
- Переход к контролю подписания контрагентом

7. Контроль подписания контрагентом

Цикл: Каждые 6 часов
Активити: "Проверить подписание пакета контрагентом"
Входные параметры:
- ИНН вашей компании: {=Сделка.ИНН_нашей_компании}
- Идентификатор сообщения: {=Результат_отправки.DiaDocMessageId}

Если DOC_IS_SIGNED = N, DOC_IS_REJECT = N (ожидается):
- Активити: "Уведомление клиента"
- Получатель: {=Сделка.Менеджер}
- Текст: "Напомните контрагенту о подписании документов в Диадок"

Если DOC_IS_SIGNED = Y (подписано):
- Переход к загрузке документов

Если DOC_IS_REJECT = Y (отклонено):
- Уведомление менеджера о необходимости анализа причин

8. Загрузка подписанных документов

Активити: "Загрузить подписанный PDF из Диадок"
Входные параметры:
- ИНН вашей компании: {=Сделка.ИНН_нашей_компании}
- Идентификатор сообщения: {=Результат_отправки.DiaDocMessageId}
- Поле куда загружать: {=Сделка.Подписанные_документы}

При успешной загрузке:
- Уведомление менеджера о завершении процесса
- Переход сделки на стадию "Документы подписаны"

Обработка ошибок

• При любых ошибках API Диадок: уведомление менеджера с описанием проблемы
• При критических ошибках: остановка процесса и создание задачи для IT-отдела
• При отклонении документов: автоматическое создание задачи менеджеру для анализа

Кейс 2: Отправка документов из генератора

Описание сценария

Автоматизация работы с документами, созданными через генератор документов Битрикс24. Включает выбор нужных документов менеджером и их автоматическую отправку в Диадок.

Последовательность действий

1. Инициация процесса

• Менеджер создает сделку и генерирует документы через генератор Битрикс24
• Бизнес-процесс запускается автоматически

2. Проверка контрагента

Активити: "Проверка наличия контрагента"
[Аналогично Кейсу 1]

3. Обработка новых контрагентов

Если контрагент не найден:
- Активити: "Пригласить контрагента в Диадок"
- Ожидание принятия приглашения (как в Кейсе 1)

4. Получение списка документов из генератора

Активити: "Список документов из генератора Битрикс24"
Результат: Список всех доступных документов

5. Выбор документов менеджером

Активити: "Запрос дополнительной информации (с отклонением)"
Текст запроса: 
"Через запятую укажите какие документы необходимо отправить в Контур.Диадок.
{=Результат_генератора.PRINTED_DOCS}"

Поля:
- Код: DOCS
- Название: Список документов  
- Тип: Строка
- Обязательное: Да
- Множественное: Нет

6. Отправка выбранных документов

Активити: "Отправка документов в Диадок"
Входные параметры:
- ИНН вашей компании: {=Сделка.ИНН_нашей_компании}
- ИНН контрагента: {=Сделка.ИНН_контрагента}
- ФНС ИД контрагента: {=Результат_проверки.ФНС_ИД}
- Документы из генератора документов: {=Запрос_информации.DOCS}
- Идентификатор подписанта: {=Сделка.Ответственный_за_подписание}

7. Контроль процесса подписания

[Аналогично Кейсу 1, пункты 6-8]

Особенности использования

• Менеджер может выбрать только нужные документы из списка
• Поддерживается работа с любыми типами документов из генератора
• Автоматическое формирование списка доступных документов

Кейс 3: Обработка ошибок и fallback-сценарии

Типичные ошибки и их обработка

1. Ошибки API Диадок

При ошибке: "Ошибка API Диадок"
Действия:
- Логирование ошибки в CRM
- Уведомление менеджера через push-уведомление
- Создание задачи IT-отделу
- Повторная попытка через 1 час (максимум 3 попытки)

2. Отклонение приглашения контрагентом

При STATUS_INVITATION = R:
- Уведомление менеджера с текстом отклонения
- Создание задачи для ручного контакта с контрагентом
- Предложение альтернативных способов обмена документами

3. Отклонение документов контрагентом

При DOC_IS_REJECT = Y:
- Немедленное уведомление менеджера
- Создание задачи для анализа причин отклонения
- Возможность повторной отправки после корректировок

4. Таймауты и долгое ожидание

Настройка максимального времени ожидания:
- Принятие приглашения: 7 дней
- Подписание документов: 14 дней

При превышении времени:
- Уведомление менеджера о необходимости ручного вмешательства
- Создание задачи для альтернативного решения

Рекомендации по настройке

• Используйте разумные интервалы для циклов проверки (не чаще 2 часов)
• Настройте уведомления для всех заинтересованных сторон
• Предусмотрите возможность ручного вмешательства на любом этапе
• Ведите подробное логирование всех операций для анализа